HELP Forsikrings erklæring om databeskyttelse

Denne erklæring om databeskyttelse fortæller, hvordan HELP Forsikring samler og bruger dine personoplysninger.

HELP Forsikring er, ved administrerende direktør, behandlingsansvarlig for virksomhedens behandling af personoplysninger. Hvordan det daglige ansvar er delegeret kommer frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun opgaverne og ikke ansvaret.

Erklæringen indeholder de oplysninger, som du har krav på at vide, når der indsamles oplysninger fra vores hjemmeside, og general information om hvordan vi behandler personoplysningerne. 

1. Webbaseret behandling af personoplysninger

Den juridiske direktør har det daglige ansvar for HELP Forsikrings webbaserede behandlinger af personoplysninger på www.helpforsikring.dk , med mindre andet er opgivet. Det er frivilligt for dem, som besøger websitet, om de vil opgive deres personoplysninger i forbindelse med tjenester såsom at modtage nyhedsbreve osv. Behandlingsgrundlaget er et samtykke fra den enkelte, med mindre at andet er specificeret.

Norse er HELP Forsikrings databehandler, og er vores totalleverandør for udvikling, drift og vedligeholdelse af websitet. Samarbejdet er reguleret af en databehandleraftale.

Oplysninger, som samles ind i forbindelse med drift af websitet, lagres på egne servere som drives af leverandøren. Det er kun HELP Forsikring og Norse, der har tilgang til oplysningerne, som samles ind.

Webstatistik
HELP Forsikring samler uidentificerede oplysninger om besøgende på helpforsikring.dk, help.no og helpforsakring.se. Formålet med dette er, at udarbejde statistik som vi bruger til at forbedre og videreudvikle informationstilbuddene på websitet. Nogle eksempler på hvad statistikken giver svar på er, hvor mange som besøger de forskellige sider, hvor længe besøget varer, hvilke websites brugerne kommer fra, og hvilke browsere der benyttes.

Oplysningerne behandles i uidentificeret og aggregeret form. Med uidentificeret menes der, at vi ikke kan spore de oplysninger, vi samler ind, tilbage til den enkelte bruger. Vi samler hele IP-adressen ind, men IP-adresse forbliver uidentificerbar, da det kun er de tre første grupper i adressen som bruges til at generere statistik. Det vil sige, at hvis IP-adressen består tallene 195.159.103.82, så bruges kun 195.159.103.xx. Derudover behandles IP-adresserne på aggregeret niveau, hvilket vil sige at al data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Cookies benyttes ikke til webstatistik. Vi respekterer også indstillinger som ”Do Not Track” i brugernes browsere (gælder overskrifterne X-Do-Not-Track og DNT). Funktionen for Do Not Track er inkluderet i de fleste nye browsere. Den kan alternativt lægges ind af brugeren selv.

Cookies 
Cookies er små tekstfiler, som placeres på din computer, når du f.eks. går ind på vores hjemmeside helpforsikring.dk. HELP bruger ikke cookies til at generere statistik, og vi kan dermed ikke spore din brug af hjemmesiden tilbage til dig som enkeltperson.

HELP bruger til gengæld cookies fra Google Analytics. Disse bruges for at samle trafikinformation i anonymiseret form, om hvordan vores besøgende bruger helpforsikring.dk. 

Formålet er at kunne give relevant information til vores besøgende, således at helpforsikring.dk forbliver så brugervenligt som muligt. Trafikinformationen lagres hos Google, men vi kan ikke spore oplysninger tilbage til den enkelte bruger. 

Følgende cookies bruges på helpforsikring.dk:

_utma
_utmb
_utmc
_utmz
_dc_gtm

IP-adresser bliver lagret, men kan ikke spores individuelt tilbage til brugere.

Google Adwords
HELP Forsikring bruger cookies fra Google for at kunne give vores brugere/kunder relevant markedsføring og en god brugeroplevelse.

Ligeledes bruges følgende cookies for at analysere trafikken på hjemmesiden:

• hjIncludedInSample (Cookie fra Hotjar)

• disqus_unique (Cookie fra dialogprogrammet Disqus) Denne cookie bruges på anonyme besøgende med statistisk for øje.

• NSC_O10_wt_mc_ifmq

Søg
HELP Forsikring lagre information om hvilke søgeord brugerne benytter. Formålet med lagringen er at gøre vores informationsudbud bedre. Brugsmønsteret for søgningerne lagres i vores database, og de bliver kun lagret i aggregeret form. Det er kun søgeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre oplysninger om brugerne, ligesom med IP-adresserne.

Nyhedsbrev
Du kan abonnere på nyhedsbrevet, således at du modtager en e-mail fra os, når vi publicere ny information på helpforsikring.dk. For at vi skal sende e-mailen til den rigtige abonnent, skal du registrere navn og e-mailadresse. Disse oplysninger lagres i vores egen database, deles ikke med andre og slettes når du opsiger abonnementet. E-mailadresse slettes også, hvis vi får en tilbagemelding om, at den ikke er aktiv.  

2. Sagsbehandling og arkiv

HELP Forsikring bruger NIS arkiv- og sagsbehandlingssystem. NIS er et system fra leverandøren NTC som følger offentlige standarter. HELP Forsikring har det daglige ansvar for systemet og det manuelle arkiv, og at der er udarbejdet nødvendige rutiner for brug af dette. Respektive afdelingsledere følger op på at den faktiske sagsbehandling er i overensstemmelse med rutinerne.

HELP Forsikring behandler personoplysninger for at ivaretage kundens interesser i forbindelse med udøvelse af vores advokatvirksomhed og i tråd med forsikringsvilkårene.

Der registreres andre typer af personoplysninger i arkiv- of sagsbehandlingssystemet. Dette er oplysninger som navn, adresse, telefonnummer og anden relevant information som fremgår af henvendelsen. Registrering, lagring og opbevaring sker i henhold til arkivlovgivningens regler. Sagsdokumenterne kan i tillæg indeholde sensitive personoplysninger. 

Der er etableret særlige sikkerhedstiltag og rutiner for meget beskyttelsesværdig information i arkivet, som f.eks. sensitive personoplysninger. Recall opbevarer HELP Forsikrings arkiv af dokumenter modtaget per post. Samarbejdet er reguleret af en databehandleraftale, og Recall udleverer ikke oplysninger til tredjepart. 

3. E-mail og telefon

HELP Forsikring benytter e-mail og telefon som en del af det daglige arbejde for at ivaretage forsikringskundens interesser. Den juridiske direktør har det daglige ansvar for behandlingen af personoplysninger i denne sammenhæng. Relevante oplysninger som fremkommer af telefonsamtaler og e-mails, som er en del af sagsbehandlingen, journalføres. Disse oplysninger behandles i så fald som beskrevet ovenover (se ”Sagsbehandling og arkiv).

HELP Forsikrings medarbejdere benytter i tillæg disse e-mails i den almindelige dialog med interne of eksterne kontakter. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at arkivere relevante e-mails i digitale sagsmapper, der tilhører den enkelte sag, og ellers slettes meddelelser, som ikke længere er aktuelle. Ved fratrædelse slettes disse e-mails, men enkelte relevante e-mails vil normalt blive overført til en anden kollega.

Der sendes ikke sensitive personoplysninger med e-mail uden forsikringskundens samtykke. Vi gør dig opmærksom på at en almindelig e-mail ikke er krypteret. Vi opfordrer dig derfor til ikke at sende fortrolige og sensitive oplysninger via e-mail. 

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) skrives ind i vores telefoncentral. Denne information er nødvendig at skrive ind af hensyn til administration og drift af systemet, samtidigt med at den benyttes som grundlag for statistik på aggregeret niveau. Al information der er skrevet ind slettes efter et år. I tillæg har ansatte en oversigt over de sidste opkald på deres telefoner. Hvis en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsag, vil der kunne blive skrevet et notat efter samtalen, som journalføres. Der laves ingen øvrig systematisk registrering af telefonsamtaler hvor personen der foretager opkaldet kan identificeres. Telefonsamtaler i forbindelse med vores rådgivningstjeneste tælles i anonym form.

4. Oplysninger om ansatte

HELP Forsikring behandler personoplysninger om sine ansatte for at administrere løn og andre personaleanliggender. Det er økonomidirektøren som har det daglige ansvar for dette. Der registreres nødvendige oplysninger for udbetaling af løn, f.eks. grunddata, lønniveau, tidsregistrering, skatteprocent, skattekommune og fagforeningstilhørsforhold. Andre oplysninger  om ansatte er knyttet til vedkommendes arbejdsinstruktioner og tilrettelægning af vedkommendes arbejde.

Desuden registreres oplysninger i tilknytning til nøgleadministration af implementeringer og oplysninger om adgangskontrol i IT-systemet. Oplysningerne hentes fra de ansatte selv.  Oplysningerne udleveres kun i forbindelse med lønudbetalinger og andre lovpligtige udleveringer. Rutiner omkring sletning af personoplysninger følger årsregnskabsloven og arkivloven. Oplysninger som navn, stilling og arbejdsområdet regnes for at være offentlige oplysninger og kan offentliggøres på hjemmesiderne.

Alle jobansøgninger lagres hos HELP Forsikring i ca. et år før de makuleres. Det er den juridiske direktør som er ansvarlig for dette.

Undtagelse:
Alle tidligere og nuværende ansatte har en personalemappe i vores arkivsystem. Her bliver der bl.a. arkivret/opbevaret jobansøgninger.  Personalemapperne skal bevares (det vil sige, at jobansøgningerne ikke bliver slettet eller makuleret). Personalemapperne bliver ryddet når arbejdsforholdet ophører.

5. Rettigheder

Alle har ret til grundlæggende information om behandlingen af personoplysninger i en virksomhed. HELP Forsikring har givet denne information i denne erklæring, og vil henvise til den ved eventuelle forespørgsler. De, som er registreret i en af HELP Forsikrings systemer, har ret at se egne oplysninger. Vedkommende har også ret til at bede om at ukorrekte, ufuldstændige eller oplysninger, som HELP Forsikring ikke har adgang til at behandle, bliver rettet, slettet eller suppleret. Krav fra den registrerede skal besvares omkostningsfrit og senest indenfor 30 dage.

6. Persondataloven

Al behandling af personoplysninger i den offentlige eller private sektor reguleres af persondataloven. Loven varetager borgernes krav om fortrolighed ved, at behandlingen af personoplysningerne viser hensyn til deres privatliv.